wps office金山文檔使用教程(WPS常見問題)
分享在線文檔鏈接后，對方“沒有訪問權限”怎么辦
在金山數字辦公平臺，將在線文檔的鏈接分享給別人后，對方打開鏈接發現“沒有訪問權限”，這是因為分享文檔的操作權限設置的問題或共享文檔過期的問題。
(一)共享文檔的操作權限設置問題
如果您將文檔權限設置為「本企業成員僅查看」或者「指定人可查看」，那么企業外部人員或者非指定人是無法訪問這個文檔的：
解決方法：
如果您想讓所有人都能打開這個文檔，將文檔權限設置為「獲得鏈接的任何人僅查看」，這樣任何人都能打開這個文檔鏈接： 如果你想讓指定人查看/編輯這個文檔，你可從 QQ /微信好友或者企業通訊錄中邀請對方查看或編輯這個文檔：
(二)共享文檔過期問題
解決方法：打開文檔后，點擊「分享」-「創建并分享」，然后再設置分享文檔的有效期即可：
通過金山文檔的「遠程會議」功能，你可以隨時與同事異地遠程開會。通過鏈接加入會議，多人同時查看文檔，文檔自動跟隨主講人翻頁。具體操作方法如下：
登錄金山文檔;打開會議演示文檔，點擊頁面右上方的「遠程會議」按鈕：
在新頁面中點擊「邀請成員」，再在新彈窗里復制鏈接給參會同事。同事點擊鏈接即可進入會議文檔：
參會人員都通過鏈接或二維碼加入會議之后，就可以看到你分享的會議演示文檔，并跟隨你自動翻頁。這樣大家可以一邊查看同步播放的會議文檔，一邊語音討論：
在金山數字辦公平臺，新建共享文件夾后，如何添加成員到共享文件夾里呢?具體方法如下：
(1)在“我的文檔”里找到要添加成員的共享文件夾，將鼠標懸浮在文件夾上，點擊「共享」按鈕：
(2)在彈窗中，您既可以邀請QQ、微信好友加入共享文件夾，也可從聯系人中添加成員到共享文件夾：
如何查看金山文檔的歷史版本？
在使用金山文檔的過程中，如何查看文檔的歷史版本呢?方法有兩種：
點擊文檔名右側的，在彈窗中點擊「歷史版本」：
這樣就能查看該文檔的所有歷史版本了，如下圖所示：
打開文檔后，點擊右上角的“歷史版本”圖標，在下拉彈窗點擊「歷史版本」：
這樣就能查看該文檔的所有歷史版本了，如下圖所示：
快速了解企業文檔水印功能
1. 高級
功能介紹
1.1.
在金山數字辦公，使用企業文檔水印功能可加強企業內部信息管理，保證信息安全
1.1.1.企業全局管控文檔水印
企業管理員可以在管理后臺設置全局文檔水印，設置成功后，員工存儲在企業空間中的文檔(含我的企業文檔，團隊中的所有文檔)在訪問時會顯示水印
1.1.2.團隊級管控文檔水印
未開啟全局水印時，團隊管理員可以在團隊設置中開啟水印，開啟成功后，成員存儲在團隊中的所有文檔在訪問時會顯示水印
1.2.場景示例
場景1：員工拍照截屏導致信息外泄，可根據圖片水印內容(如：姓名+id尾號等內容)輔助定位泄露者，提高員工安全警覺意識，從而降低公司機密信息泄露風險
場景2：防止員工將文檔存儲在企業空間外(存儲在企業外文檔無水印)保證企業信息安全
2. 企業全局管控文檔水印
2.1.
2.2.
企業超級管理員、有企業設置權限的企業管理員
2.3.
圖：開啟水印
進入管理后臺，點擊企業設置->常規設置
點擊【顯示企業文檔水印】右側開關，開啟水印
開啟后，企業內的所有文檔(包含我的企業文檔、團隊中的所有文檔)，會顯示水印內容：成員姓名+WPS賬號id尾號，如下圖
圖：帶默認水印的文檔
2.4.
圖：自定義水印入口
進入管理后臺，點擊企業設置->常規設置
點擊【顯示企業文檔水印】右側開關開啟水印，出現設置操作
點擊【顯示企業文檔水印】開關右側設置操作，彈出自定義水印操作頁面，如下圖，在操作頁面可以設置水印的內容，樣式，應用范圍，點擊確定開啟自定義水印樣式
圖：自定義水印操作和預覽
開啟自定水印樣式后，在應用范圍內的文檔，會顯示自定義的水印樣式和內容，如下圖
圖：帶自定義水印的文檔
2.5.
升級企業商業基礎版即可開通【顯示企業文檔水印】功能，直接升級企業商業標準版還可開通【自定義水印】功能
3. 團隊級管控文檔水印
3.1.
團隊擁有者，團隊管理員
3.2.未開啟全局水印時
圖：團隊設置入口
選擇要設置水印的團隊，點擊右上角設置按鈕，如上圖
圖：開啟團隊文檔水印
在設置頁面，選擇文檔設置菜單，點擊文檔水印右側開啟團隊文檔水印，如上圖
開啟后，當前團隊內的所有文檔，會按管理后臺設置的水印樣式和內容顯示水印，如下圖
圖：帶水印團隊文檔
3.4.
體驗版限時體驗：免費支持3個團隊開啟水印
升級商業基礎版：可支持100個團隊開啟水印
升級商業標準版：可支持不限數量的團隊開啟水印
企業存儲空間的分配管理
在金山數字辦公，企業存儲空間也是企業資源的一部分，當您遇到以下場景時，建議您使用【空間分配】功能來幫助您更好的管理企業空間，例如：
企業剩余空間不夠充足，希望根據成員或團隊的使用情況按需分配;
不允許企業成員隨意創建的團隊使用太多的企業空間;
為企業部分特殊成員分配更多的使用空間;
#FormatStrongID_2#
==========本功能僅限使用(企業基礎版無此功能權益)==========
設置所有成員和團隊的
#FormatStrongID_4#
快速對企業成員和團隊配置統一的空間大小。
#FormatStrongID_5#
在【企業管理后臺】【空間分配】菜單下，可查看當前對【我的企業文檔】【部門團隊】【普通團隊】設置的空間大小。空間大小默認為無限制，即企業空間默認對企業成員和所有企業團隊開放共享，不做使用上限的限制。
注：空間大小設置為無限制時，最大可使用的空間也不可超過企業總空間。
空間名詞解釋
| 名稱 | 說明 | 圖示 |
| 我的企業空間 | 指企業成員的個人使用空間使用上限。 | |
| 部門團隊空間 | 指帶有部門標識和全員標識的團隊的空間使用上限。 |
|
| 普通團隊空間 | 指由企業成員創建的普通團隊（無特殊標識）的空間使用上限。 |
#FormatStrongID_6#
點擊空間設置下拉框，可選擇【指定值】(步驟①);選中后填寫想要設置的空間大小(步驟②);設置完畢后，點擊保存按鈕，設置立即生效(步驟③)。
注：空間大小值可以設置的很大，但實際的總使用空間不可超過企業總空間。
單獨設置成員和團隊的
#FormatStrongID_7#
支持對單個企業成員或單個企業團隊分別設置空間大小，支持更精細化的管理。
#FormatStrongID_8#
每種空間類型均有單獨的【添加自定義】功能入口，點擊入口進入相應的設置頁面。(以下以【我的企業文檔】添加自定義空間為例)
#FormatStrongID_9#
進入【我的企業文檔空間自定義設置】頁后，點擊列表上的【添加】按鈕，顯示【企業成員選擇】的彈窗，可在彈窗中選擇本次需要設置的成員(支持選擇多個)，如下圖：
#FormatStrongID_10#
選擇成員完成后，點擊【確定】，會顯示出【批量設置空間大小】彈窗，即可在此設置已選中成員的自定義空間大小，確定后設置顯示在列表中，立即生效。
注：【空間自定義設置】優先于【空間默認設置】，同時設置時會優先判斷自定義值。
#FormatStrongID_11#
批量設置：勾選后即可使用，支持對勾選對象進行自定義空間的批量修改。
刪除：勾選后即可使用，支持對勾選對象進行自定義空間的批量刪除。
Q&A
Q：對某個團隊既設置了默認空間大小和自定義空間大小，空間上限值是哪個?
#FormatStrongID_12#
自定義空間大小會優先判斷，即同時設置后，以自定義大小為準;
Q：空間自定義大小設置后回到空間默認設置頁時，保存按鈕為什么不可點擊?
#FormatStrongID_13#
因為空間自定義設置保存后立即生效，空間默認設置頁中的保存按鈕僅針對默認空間值的修改;
Q：空間設置后，若設置的空間值小于已使用的空間，超出空間的文件是否還在?
#FormatStrongID_14#
文件不會丟失，一直還在，只是當前已使用空間已超出空間限制，無法新增和上傳文件。
Q：默認/自定義的空間值可以設置的很大，是不是就可以使用這么多空間呢?
#FormatStrongID_15#
不是的，企業可使用的空間不會超過企業總空間。若空間設置值的總和超過了企業總空間，企業總空間使用滿額時，仍然不可新增和上傳文件。
「企業團隊」與「共享文件夾」的區別有哪些？
在金山數字辦公平臺，「企業團隊」和「共享文件夾」的區別主要有以下5點：
(1)「企業團隊」里的文件歸屬于企業;「共享文件夾」里的文件歸屬于創建者個人。
(2)「企業團隊」的創建者離開了之后，企業擁有者依然可以管理這個團隊里的文檔和權限;「共享文件夾」的創建者離開了之后，文件權限/共享權限就無法管理了。
(3)「企業團隊」比「共享文件夾」擁有更多的團隊管理功能，例如團隊安全加密、團隊轉讓、團隊應用等。
(4)「企業團隊」提供文檔操作日志(僅針對商業基礎版、商業標準版和商業高級版);「共享文件夾」沒有這個功能。
(5)只有企業成員才能加入「企業團隊」;任何人都可以通過邀請鏈接加入「共享文件夾」。
如何將文件和文件夾上傳到wps云盤？
如何將電腦本地的文件和文件夾上次到wps云盤呢?其實很簡單：
金山文檔
登錄wps云盤，進入相應團隊后，點擊文檔上方的的按鍵，在下拉菜單中點擊【文件】/【文件夾】，再選擇文檔即可將文件/文件夾上傳到企業;
WPS Office
進入企業的相應團隊后，點擊頁面右上角的，在下拉菜單中點擊【文件】/【文件夾】，再選擇文檔即可將文件/文件夾上傳到企業;
如何設置在線文檔的編輯權限？
在金山數字辦公平臺，企業團隊中的有些重要文件需保密控制可見范圍的，例如銷售報價信息，客戶資料等這些不適合開放給所有團隊成員查看編輯的，需要怎么保證其他成員看不到這個文檔，又保障文檔不外泄呢?
以下僅以文件夾設置權限做示例，單一在線文檔也可以一樣設置編輯權限，達到安全保護目的。
設置團隊中的文件夾權限
1. 金山文檔Web端
第一步：點擊文件夾名稱右側的「…」圖標，會出現一個下拉菜單，里面有兩個權限設置選項：「誰可以看」和「誰可以修改」;
第二步：點擊【誰可以看】或【誰可以修改】，可設置“誰可以看”或“誰可以修改”文件夾里的內容：
2. PCOffice客戶端
第一步：點擊文件夾名稱右側的「…」圖標，會出現一個下拉菜單，里面有兩個權限設置選項：「誰可以看」和「誰可以修改」：
第二步：點擊【誰可以看】或【誰可以修改】，可設置“誰可以看”或“誰可以修改”文件夾里的內容;
團隊文檔加密保護
在WPS企業版里，如果團隊里面都是公司核心資料、財務、銷售、合同、成本、客戶信息等敏感文件，那怎么保證這些文件的信息安全，防止團隊外的人看到這些文件內容?
一、文檔加密保護，保障文件信息安全
(1)團隊內所有Office文檔都自動加密為WPS特有的安全文檔格式
(2)加密后的文檔僅團隊成員才能打開，成員只要退出團隊便無法打開
(3)加密后的文檔就算被團隊成員下載了，發給別人，別人也無法打開
(4)團隊外的人如果想訪問文檔，必須經過你的授權，才能打開文檔
二、團隊文檔加密保護，只要一個開關
1. 金山文檔Web端
圖1: 新建加密團隊
(1)新建團隊時，可以直接新建一個加密團隊
(2)加密團隊里面新建/上傳的Office文件，會自動加密為WPS特有的安全文檔格式
注意：新建加密團隊目前只開放給部分企業，若想體驗加密團隊或者其他更多類型團隊請訪問以下鏈接申請體驗：https://f.wps.cn/form-write/QSSZ3lyx/
圖2:普通團隊開啟文檔加密保護
(1)將已有團隊的Office格式文件進行加密保護
(2)進入團隊，點擊頂部的設置按鈕，在彈窗中滑動「文檔加密保護」按鈕，開啟團隊文檔的加密保護
圖3:文檔加密保護標記
(1)團隊文檔加密保護后，在團隊旁邊會顯示盾牌的安全標記
(2)文檔名稱后面也會顯示盾牌的安全標記
2. PCOffice客戶端
圖1：新建加密團隊
(1)新建團隊時，可以直接新建一個加密團隊
(2)加密團隊里面新建/上傳的Office文件，會自動加密為WPS特有的安全文檔格式
圖2：普通團隊開啟文檔加密保護
(1)將已有團隊的Office格式文件進行加密保護
(2)進入團隊，點擊頂部的設置按鈕，在彈窗中滑動「文檔加密保護」按鈕，開啟團隊文檔的加密保護
圖3：文檔加密保護標記
(1)團隊文檔加密保護后，在團隊旁邊會顯示盾牌的安全標記
(2)文檔名稱后面也會顯示盾牌的安全標記
三
(1)如果您想解散企業或者刪除加密團隊，建議先關閉文檔加密保護，解密文檔后再操作，否則存在部分已經被下載到本地的文件，無法打開
(2)關閉加密保護時，解密文件需要有一個時間過程，團隊里的文件越多、越大，解密所需要的時間就越長
如何按成員、組和部門設置文檔權限？
在使用金山數字辦公的過程中，有些重要的團隊文件需要控制可見范圍，經常需要給團隊內不同的成員不一樣的權限，例如有些公司敏感數據文件、客戶資料等，僅展示給部分成員，并限制部分成員僅能查看不能編輯。在設置權限對象上，有時候需要按照角色組或者部門對成員進行文檔授權，按組或者部門區分文檔權限，后面一旦有新的成員加入這個組或者部門，就能自動獲取原來設置過的文檔權限，所有文檔自動應用規則，無需再逐個文件手動添加人員。
以下教程將詳細介紹給團隊成員設置文檔權限的功能，給重要的文件設置權限保護，可使文檔在線訪問更加安全。
按成員設置文檔權限
第一步：在團隊名稱處右鍵，或者文件/文件夾列表右鍵，找到菜單中的「文檔權限」入口，可設置誰可以看，誰可以改;
第二步：在文檔權限彈窗，點擊「從成員列表中選擇」，即可選擇團隊成員并添加文檔權限;
第三步：在文檔權限彈窗，可修改/移除成員的權限
通過以上步驟，我們可以對文件或者文件夾設置特定成員的權限，設置成功之后立即生效。
按組設置文檔權限
第一步：在文檔權限彈窗，點擊「從成員列表中選擇」，從團隊成員切換到自定義組;
第二步：新建自定義組，命名組的名稱，并且將屬于該組的成員拉入組中;
第三步：回到上一級頁面，在自定義組的列表中選中剛剛添加的組，并設置權限即可;
通過以上步驟，我們可以對文件或者文件夾設置自定義組的權限，設置成功之后立即生效。
按部門設置文檔權限
*該功能僅部門團隊可用，請確認要設置權限的文件或者文件夾存在于部門團隊(部門團隊介紹可見：https://kdocs.cn/l/sui17NcSja5n)，才能按照該方式設置權限。
第一步：在文檔權限彈窗，點擊「從成員列表中選擇」，從團隊成員切換到按部門;
第二步：部門列表會展示當前部門團隊所在的部門以及子部門，選中列表中的部門，設置權限即可;
文檔權限定義
默認的權限組合不能滿足實際需要，可以新增權限組合，并自定義權限組合的權限位;
第一步：團隊名右鍵菜單中，點擊團隊設置;
第二步：團隊設置彈窗中，點擊文檔權限定義后方的設置;
第三步：文檔權限定義彈窗中，點擊「添加權限」;
第四步：命名權限組合名稱，并添加對應的權限位，點擊確定即可生效，同時也可編輯和刪除已添加的權限組合;
Q&A
#FormatStrongID_16#
父文件設置了文檔權限，那么子文件是否會同步設置?
#FormatStrongID_17#
子文件默認跟隨父文件的權限，如果子文件單獨設置過權限，會以子文件單獨設置的權限為準;
#FormatStrongID_18#
文檔給成員和成員所在的組都設置了權限，成員訪問文檔的時候以哪個權限為準?
#FormatStrongID_19#
默認以給成員單獨設置的權限為準;
#FormatStrongID_20#
為什么無法給團隊擁有者和管理員去設置文檔權限?
#FormatStrongID_21#
擁有者和管理員默認擁有團隊所有文檔的操作權限，無需單獨設置;
#FormatStrongID_22#
員工離職后，之前給他設置過的文檔權限還會留著嗎?
#FormatStrongID_23#
不會留著，員工離職之后會自動清理他的權限;
#FormatStrongID_24#
普通成員，對其他人創建的文件有編輯權限，他是否有權限可以移動這個文件?
#FormatStrongID_25#
如果是在團隊內進行移動，是可以移動的，如果是移動到團隊外，不允許移動;
word怎么批量刪除文字中的空格？ word如何批量刪除文字中的空格? 比如下圖中的文檔(文檔的內容是從網絡上復制過來的)。文檔中可能存在一些空格，現在要把這些空格查找出來并刪除掉。 在文檔，點開”開始“選項卡，然后，在右側，點下”替換“調出查找和替換操作框 又或者是按鍵盤的CTRL+ H 鍵，調出查找和替換操作框; 在“查找內容”側邊的